Datenschutzerklärung

Version 1.0 · Stand: 21. August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die mkm International GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, Kontakt mit uns aufnehmen oder Beratungsleistungen im Bereich Büro- und IT-Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Wir verarbeiten dabei typischerweise:

• Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Vertrags- und Auftragsdaten, z. B. gebuchte Beratungsleistungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Zahlungsstatus
• Projektbezogene Unterlagen, die Sie uns im Rahmen einer Beratung übermitteln
• Kommunikationsdaten aus E-Mail, Telefon und Kontaktformular
• Nutzungs- und Protokolldaten, z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen und Zeitpunkte von Zugriffen

2. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

mkm International GmbH
Boschstraße 16
47533 Kleve
Deutschland
E-Mail: info@mkmsolutions.de

Datenschutzkontakt

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:

mkm International GmbH
Datenschutz
Boschstraße 16
47533 Kleve
E-Mail: datenschutz@mkmsolutions.de

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen sowie die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Beratungsverträgen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, z. B. sichere und wirtschaftliche Betriebsabläufe, IT-Sicherheit, Kundenbetreuung und Rechtsverteidigung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn wir eine Einwilligung einholen; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden
• § 25 TDDDG, soweit Informationen in Ihrer Endeinrichtung gespeichert oder ausgelesen werden und hierfür eine Einwilligung erforderlich ist

4. Website, Hosting und Server-Logdateien

Diese Website wird von unserem IT-Dienstleister Astoria Systems betreut und über Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA bzw. dem europäischen Cloudflare-Verbundunternehmen) als Content-Delivery- und Hosting-Anbieter ausgeliefert. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Inhalte auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe oder missbräuchliche Nutzung zu erkennen. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen und HTTP-Statuscode gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Internetangebots. Server-Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheits-, Fehleranalyse- und Nachweiszwecke erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Diese Website setzt derzeit keine Cookies und keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools Dritter ein. Beim ersten Besuch weisen wir mit einem Hinweis auf diese Praxis hin; Ihre Bestätigung dieses Hinweises speichern wir ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage), damit er bei weiteren Besuchen nicht erneut erscheint. Diese lokale Speicherung wird nicht an uns übertragen und dient keinem Tracking.

Sollten wir künftig weitere, nicht technisch notwendige Dienste einsetzen, holen wir hierfür vorab Ihre Einwilligung über einen Cookie- bzw. Consent-Hinweis ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und passen diese Datenschutzerklärung entsprechend an.

6. Kontaktformular und Anfragen

Das Kontaktformular auf unserer Kontaktseite übermittelt Ihre Angaben beim Absenden an unseren Server und von dort über den E-Mail-Dienstleister Resend an unser Postfach. Hochgeladene Dateien werden dabei automatisch als Anhang mitgeschickt (bis 15 MB insgesamt).

Schlägt die Übermittlung an unseren Server fehl, bietet das Formular ersatzweise einen mailto-Link an, der Ihr lokales E-Mail-Programm mit den eingegebenen Daten öffnet. In diesem Fall gelangen die Daten erst über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter zu uns, sobald Sie diese E-Mail selbst versenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Bearbeitung eingehender Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zum Spam-Schutz enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Zusatzfeld („Honeypot“); erkennbare automatisierte Einsendungen werden nicht weiterverarbeitet.

Das E-Mail-Symbol im Footer sowie die Ansprechpartner-Karten auf der Kontaktseite öffnen weiterhin unmittelbar Ihr lokales E-Mail-Programm; hierbei findet keine Übertragung an unseren Server statt. Die Daten gelangen erst zu uns, wenn Sie die vorausgefüllte E-Mail selbst versenden.

7. Projekt- und Beratungsunterlagen

Zur Erbringung unserer Beratungsleistungen im Bereich Büro- und IT-Dienstleistungen verarbeiten wir die Unterlagen und Informationen, die Sie uns im Rahmen eines Auftrags übermitteln — etwa zu bestehenden Abläufen, Systemen oder Dokumenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass er zur Übermittlung der Daten berechtigt ist und betroffene Personen, etwa eigene Mitarbeitende, soweit erforderlich informiert wurden. Nicht erforderliche personenbezogene Inhalte sollen vor der Übermittlung entfernt oder geschwärzt werden.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Cloudflare, Inc. (Website-Hosting, Content-Delivery und Ausführung der Kontaktformular-Funktion)
• Resend, Inc., USA (Versand der über das Kontaktformular eingehenden Anfragen als E-Mail)
• Astoria Systems (IT-Betreuung von Website, E-Mail und internen Systemen)
• Microsoft (E-Mail-Kommunikation über Microsoft 365)
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken und Zahlungsdienstleister
• Rechtsanwälte, Behörden und Gerichte, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist

Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Eine Übermittlung in ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme. Bei Anbietern aus den USA kann eine Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework erfolgen, sofern der jeweilige Empfänger entsprechend zertifiziert ist; andernfalls setzen wir, soweit erforderlich, EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen ein.

9. Vertragsabwicklung, Rechnungswesen und Zahlung

Zur Vertragsabwicklung verarbeiten wir Stamm-, Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Die Zahlung erfolgt auf Rechnung per Überweisung.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, vertraglichen Nachweispflichten oder berechtigten Interessen an der Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung entgegenstehen.

• Anfragen ohne Vertragsschluss: bis zum Abschluss der Bearbeitung und anschließend für einen angemessenen Nachweiszeitraum
• Kunden- und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließende gesetzliche Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen
• Rechnungen und Buchungsbelege: entsprechend den jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre)
• Server- und Sicherheitsprotokolle: für einen kurzen, zur Sicherheitsanalyse erforderlichen Zeitraum

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und sonstige Risiken zu schützen. Die Übertragung über unsere Website erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Ein absoluter Schutz bei der Datenübertragung oder Speicherung kann jedoch nicht garantiert werden.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns als Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist regelmäßig zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

14. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung erforderlich. Ohne notwendige Kontakt- oder Projektdaten können wir eine Anfrage oder einen Auftrag gegebenenfalls nicht bearbeiten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Leistungen oder die eingesetzten technischen Systeme ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.